La etapa de autoevaluación con fines de renovación de la acreditación institucional inició en abril de 2021 y la metodología empleada para este proceso está asociada al Acuerdo CESU 02 de 2020 y a los Lineamientos y guías del Consejo Nacional de Acreditación (CNA). Su desarrollo se dio en cuatro momentos, a saber (ver ilustración):
Fuente: Elaboración propia
- Primer momento: que se compone fundamentalmente por actividades preparatorias.
- actividades preparatorias, estudio de la documentación del CESU, CNA y MEN para estos procesos y la elaboración de guías y documentos internos de apoyo para el trabajo institucional. Conformación del Comité de Renovación de la acreditación institucional para la planeación y ejecución del proceso con los grupos de trabajo por factor.
Formulación del documento de Ajuste metodológico, que detalla los factores, características y los aspectos por evaluar, para que los grupos puedan identificar la información requerida como soporte de la autoevaluación y la definición de los indicadores por cada factor.
- Encuesta de autoevaluación. Diseñada y aplicada, entre octubre y noviembre de 2021, con la participación de todos los actores de la comunidad académica (estudiantes, docentes, administrativos, egresados y sector externo), con cuyos resultados se elaboraron informes que se encuentran organizados por factores y características.
La recolección de información proveniente del sector externo incluyó la realización de un taller con proveedores y empleadores, cuyo objetivo fue conocer la percepción del sector externo sobre las actividades misionales de la Universidad, los resultados de aprendizaje de sus egresados y su impacto en el territorio.
- Identificación de la información complementaria, que las áreas de apoyo académico y administrativas debían suministrar como soporte para el proceso de Autoevaluación.
- Creación del repositorio denominado "Análisis y Evaluación Institucional”, administrado por la Dirección de Planeación y Comunicación Institucional, para la disposición de la información relacionada con el Proceso, de fácil acceso por parte de los grupos de trabajo. Este repositorio se alimentó con todos los soportes e información solicitada y creada.
El resultado del primer momento fue organizar los insumos requeridos para ponerlos a disposición de los grupos de trabajo.
- Segundo momento: Instalación de grupos. Para lo que se definieron roles claves entre sus integrantes, denominados como grupo primario: Coordinador, que lidera el trabajo del grupo y la definición de la metodología y cronograma con el equipo; Co-coordinador, que apoya al coordinador en el desarrollo del trabajo con el grupo y en la construcción de los documentos requeridos; y facilitador, que gestiona la información requerida para el trabajo del grupo. A este grupo primario se invitó a participar a otros miembros de la comunidad universitaria, al que se denominó grupo ampliado.
La instalación de los grupos se hizo en diciembre de 2021 y la convocatoria para inicio del trabajo se realizó en enero de 2022. El proceso de discusión fue orientado con guías en las que se sugiere el paso a paso que debe seguir el grupo hasta llegar a conclusiones, tomar decisiones, formular los juicios de calidad, identificar oportunidades de mejoramiento y elaborar informe previo al documento de Autoevaluación.
Entre los insumos analizados por los grupos de trabajo están los informes de autoevaluación de 2018 y 2020 y sus correspondientes planes de mejoramiento, así como los resultados de los procesos de evaluación externa (2018) y resolución de acreditación (2019) para que sus recomendaciones y aspectos a mejorar fueran analizados frente a las ejecuciones que al respecto se llevaron a cabo en la Universidad. También recibieron los resultados de la encuesta de autoevaluación (2021), discriminada por factores y características.
El resultado del segundo momento fue el informe de autoevaluación que incluye una primera aproximación a las fortalezas y las oportunidades de mejora institucionales.
- Tercer momento: Calificación y elaboración de juicios de calidad. Una vez elaborados los informes de autoevaluación se pusieron en conocimiento del grupo ampliado y de otros miembros de la comunidad universitaria que tuvieran relación con el tema de cada Factor. Con este insumo se les invitó a un taller de calificación por cada factor, en el que se evaluó el nivel de cumplimiento de la Universidad en cuanto a la calidad y se debatieron los resultados de la autoevaluación. Los resultados del debate se convirtieron en insumos clave para el cierre del proceso.
La escala de evaluación que se escogió fue cuantitativa con interpretación cualitativa. Las calificaciones ubicadas entre 4 y 4,49 se interpretaban como cumplimiento en alto grado, en tanto que aquellas que recibían calificación iguales o superiores a 4,5 se consideraban en cumplimiento pleno. Estas sesiones fueron evidenciadas mediante registros de asistencia y fotográficos.
El resultado de esta etapa es un documento de autoevaluación enriquecido con la calificación y el juicio de calidad, por parte de la comunidad universitaria.
- Cuarto momento: Juicio del documento por pares colaborativos. La Institución invitó a los doctores Hernán Jaramillo Salazar, ex decano de la Facultad de Economía de la Universidad del Rosario y Alberto Roa Varelo, Rector de la Universidad Tecnológica de Bolívar para que participen en el proceso de autoevaluación en calidad de pares colaborativos, con el fin de recibir recomendaciones sobre la estructura general del documento.
Los pares colaborativos visitaron el campus de la Universidad los días 15 y 16 de septiembre de 2022 y en una agenda concertada de forma previa conversaron con las directivas institucionales, con profesores, estudiantes, empresarios, egresados y funcionarios. Sus comentarios contribuyeron a elaborar la versión final del documento.